Presentaciones (I): Planificación

Es de sobra conocido que nuestro sistema educativo actual incluye un gran número de horas y asignaturas dedicadas a que aprendamos a hablar en público, de forma que todos lo hacemos con gran facilidad y fluidez…Esta tarea se complica enormemente si además tenemos en cuenta que normalmente es más complicado y tedioso hablar sobre temas de ingeniería como los “actuadores de las válvulas de aislamiento de una central nuclear” que hacerlo por ejemplo sobre el aborto o el cine.

Bien, pues en esta serie de posts sobre presentaciones y exposiciones comentaré algunos aspectos interesantes que he aprendido de la experiencia propia y de los libros que he leído sobre el tema. Espero os pueden servir de ayuda para preparar vuestras presentaciones.

1.        Hacer una presentación inteligente es complicado. Una cosa es preparar una presentación medio copiando de la fuente original, y otra muy diferente diseñar un apoyo con el cuál puedas contar una historia.

Ten en cuenta que una cosa es una presentación y otra el documento base del que vamos a hablar. Ambos son elementos bien diferenciados y absolutamente complementarios. No podemos condensar ambos documentos en uno solo. Por ejemplo, veamos la siguiente diapositiva tomada de un curso de seguridad nuclear.

Creéis que el autor de esta diapositiva dedicó mucho tiempo a su realización, o que más bien se limitó a copiar algunas definiciones que todos los asistentes al curso sabíamos dónde encontrar?

Hubiera bastado con “Clase de seguridad 1: elementos barrera de presión y funciones de seguridad”, ya que si una persona ve este tema por primera vez seguramente esto será lo único que recuerde. En este caso, la presentación debería ir acompañada de un documento más extenso en el que se detallaran las pertinentes aclaraciones o excepciones.

Esta diapositiva forma parte de una presentación que tenía unas 100 iguales para dos horas. Os podéis imaginar el efecto letal que tuvo sobre la audiencia. Y ojo quiero subrayar que la persona que realizó esta presentación era un experto en el tema, pero que en mi opinión, no supo comunicar todos sus conocimientos de una forma pedagógica.

2.        Las personas recordamos sensaciones antes que conceptos o ideas. Es por ello que deberíamos enfocar nuestras presentaciones teniéndolo en cuenta.

Os habéis fijado cuál es la nueva estrategia de marketing de las empresas de videojuegos? En vez de mostrar espectaculares intros, muestran a familias o grupos de amigos jugando juntos y pasándolo bien. Es decir, nos venden lo que todos queremos, una tarde divertida con las personas que queremos. Quién da más? Relegados han quedado por tanto las largas listas de impresionantes características y configuraciones.  A fin de cuentas, quién quiere un súper ordenador para jugar en soledad durante las noches de los Viernes mientras los amigos salen a cenar? Evidentemente esto es extensible a muchos otros campos.

También es un clásico ejemplo el anuncio para pedir fondos para personas del tercer mundo. Enunciar que “la población infantil en la región de “tararin” supera los 12 millones de personas de los cuales la mitad morirán por inanición antes de los 5 años, acompañado de un gráfico comparando el PIB de dicho país con el de EEUU es una información objetiva y exacta. Te deja frío. Te sitúa lejos.

Sin embargo sí nos impacta profundamente la foto de un niño con desnutrición acompañado de la frase “vas a dejarle morir?”

3.        Tu audiencia necesita algo provechoso, algo que les suponga un beneficio.

El fin de tu presentación puede ser en unos casos vender un producto, enseñar cómo funciona un detector de radiación o explicar la evolución económica de tu empresa, lo importante es que en todos los casos ofrezcas un beneficio a tu audiencia, o si no por qué deberían perder el tiempo en ella?

Es por ello que es importante meterse en la cabeza de la audiencia y preguntarse, que obtengo yo como oyente, me aporta algo la información que estoy recibiendo?

He aprendido realmente la lección, luego estaré en buenas condiciones como para aprobar el examen?

Ahora que sé que los beneficios de la empresa han caído estrepitosamente, me siento más feliz de que me hayan aumentado solo un 5% en un escenario de pérdidas?

4.        Pregunta sobre el perfil de la audiencia.

Esto resulta obvio, no es lo mismo hablar a un estudiante de 18 años que a altos directivos de una empresa de banca. Pero no debemos quedarnos aquí, que sería el punto donde muchos lo harían. Si tenemos tiempo, es importante enterarse de la actividad de la empresa a la que vas a dar una charla, si es posible conocer a algunos de los miembros por el uso de las redes sociales etc.

Resulta muy interesante mencionar ejemplos del pasado sucedidos en la empresa o institución donde des la charla. A fin de cuentas, no depositarías tu confianza antes en una persona que sabe sobre ti antes que en otra que no conoce nada?

5.        Prueba las tecnologías con anterioridad a la charla.

Las tecnologías no siguen la ley de Murphy, sino otra mucho peor. Seguro que algún dispositivo técnico te fallará. Un clásico son las presentaciones en Powerpoint que según la versión del software que uses pueden alterarse negativamente o bien como me ha pasado alguna vez, las ecuaciones aparecen codificadas por cualquier símbolo ASCII. Yo siempre recomiendo llevar la presentación también en PDF que es bastante robusto y fiable.

6.        A qué hora será la presentación?

Sé que parece obvio, pero es algo mucho más importante de lo que parece. Mi experiencia dando clase en la universidad me ha mostrado la enorme diferencia que existe entre una sesión a primera hora y otra a última. Sin duda es algo a tener en cuenta, y aunque no estuviera en tus planes, debes modificar un poco la sesión porque la gente que se va cansando cae progresivamente en la pasividad, o en la charla con el compañero de al lado.

Y no solo es preguntar la hora, sino preguntar por la agenda, o las costumbres de la empresa o centro donde vayas a impartir la charla ya que muchos sitios tienen horarios algo diferentes, y podría ser que la audiencia haya comido antes de lo que tú pensabas.

Imagina que la charla es a las 9.30 que a priori es una buena hora. Cuál será el estado anímico del público si resulta que lleva escuchando diferentes presentaciones desde las 8.00

7.        Si la presentación es en otro idioma, prepara seriamente el vocabulario.

Por mucho que sepamos un idioma, hay miles de expresiones y matices que si no hemos leído antes no vamos a conocer lo suficientemente bien. Por ejemplo “axis” significa eje, una línea que determina por ejemplo la posición o la rotación, mientras que “axes” es el plural de “axis”.

Crees que la mayoría de personas con conocimientos en inglés sabrían explicar esta diferencia claramente? Seguro que el público va a entender ambas, sin embargo en función de cuan profesional quieras parecer, debes hacerlo de la mejor manera posible. Para estos casos recomiendo echar un vistazo a wikipedia o a libros especializados y así familiarizarnos conocer mejor con la jerga de la disciplina de la charla.

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